学生団体EnvoyJapan（以下「当団体」といいます。）は、当団体のイベント（以下「本イベント」といいます。）に参加する方（以下「参加者」といいます。）の個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性を認識させるとともにその取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進します。
第 1 条 （個人情報）
「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号、以下「個人情報保護法」といいます。）にいう「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの又は個人識別符号が含まれるものを指します。
第 2 条 （個人情報の利用目的）
当団体は、以下の目的に必要な範囲で、参加者の個人情報を取得し、取得した情報を利用させていただきます。以下の目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、事前に適切な方法で参加者からの同意を得るものとします。
(1) 当団体のイベント （以下「本イベント」といいます。）を提供するため
(2) 本イベントの内容を改良・改善し、又は新イベントを企画するため
(3) 本イベントの更新情報、キャンペーン等及び当団体が企画する他のイベントのご案内（電子メール、チラシ、その他のダイレクトメールの送付を含みます。）のため
(4) 重要なお知らせ等必要に応じたご連絡のため
(5) 本イベントに関する参加者からのご意見、お問い合わせ等に回答するため（本人確認を行うことを含みます。）
(6) 本イベントの利用状況を参加者にご報告するため
(7) 本イベントに関するアンケート・取材等のご協力依頼や各種イベントへのご参加をお願いし、又はその結果等をご報告するため
(8) 本イベントの利用履歴等を調査・分析し、その結果を本イベントの改良・開発や広告の配信に利用するため
(9) 参加者の承諾・申し込みに基づく、当団体主催イベントの参加企業等への個人情報の提供
(10) 利用規約に違反した利用者や、不正・不当な目的で本イベントに参加しようとする参加者の特定をし、ご参加をお断りするため
第 3 条 （個人情報の管理と保護）
個人情報の管理は、厳重に行うこととし、次に掲げるときを除き、参加者の同意がない限り、第三者に対し個人情報を開示・提供することはいたしません。また、安全性を考慮し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等のリスクに対する予防並びに是正に関する対策を講じます。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、参加者の同意を得ることが困難であるとき。
(2) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、参加者の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、参加者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) その他法令で認められるとき。
第 4 条 （個人情報の取扱いの委託）
当団体は、参加目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、当団体は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
第 5 条 （プライバシーポリシーの変更手続）
当団体は本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。本ポリシーの内容は、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、変更することができるものとします。変更後のプライバシーポリシーは、当団体所定の方法により、参加者に通知し、又は当社ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
第 6 条 （法令、規範の遵守）
当団体は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を遵守します。
第 7 条 （苦情及び相談への対応）
当団体は、個人情報の取扱いに関する参加者らの苦情、相談を受け付け、適切かつ迅速に対応いたします。また、参加者からの当該個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用又は提供の拒否等のご要望に対しても、迅速かつ適切に対応いたします。
第 8 条 （安全管理措置）
当団体が参加者よりお預かりした個人情報は、個人情報ファイルへのアクセス制限の実施、アクセスログの記録及び外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティ対策の実施等、組織的、物理的、人的、技術的施策を講じることで個人情報への不正な侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等を防止いたします。万一、参加者の個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、当団体は、個人情報保護法及び関連するガイドラインに則り、速やかに監督官庁への報告を行うとともに、当該監督官庁の指示に従い、類似事案の発生防止措置及び再発防止措置等の必要な対応を行います。
第 9 条 （当団体代表者氏名）
当団体代表者及び個人情報保護管理者の氏名は以下のとおりです。
代表者：コーガー大雅
第 10 条 （お問い合わせ窓口）
当団体個人情報の取扱いに関するお問い合せは以下までご連絡ください。
Mail: info@envoy-japan.travel
2023年12月16日制定・施行